Как работает виртуальная АТС?

Виртуальная, или облачная, АТС позволяет компаниям любой величины, а также ИП, стартапам быстро и недорого организовать связь в офисе. Подключение осуществляется по технологии IP-телефонии, оборудование предоставляет и настраивает провайдер интеллектуальных решений для бизнеса МТТ. После настройки компании смогут выгодно звонить через интернет клиентам, сотрудникам (подключаются внутренние короткие номера), а также принимать звонки на многоканальные номера, отправлять SMS, использовать голосовое меню.

В статье рассказываем коротко и просто, как работает виртуальная АТС, какие еще преимущества она предоставляет бизнесу.

Как работает виртуальная АТС

Если объяснять простыми словами, что такое виртуальная АТС, то это облачная автоматическая телефонная станция, которая обеспечивает голосовую связь через интернет (отсюда и слово «виртуальная» в названии).

Работает АТС просто: звонки поступают в облако, где перенаправляются по заданному сценарию, то есть нужному абоненту, сотруднику. Также можно настроить переадресацию, например, для звонков в рабочее и нерабочее время (но важно делать путь маршрутизации как можно короче, чтобы абоненты долго не искали то, что им надо).

Данные надежно хранятся на облачном сервере, а передаются по протоколам двух типов:

• VoIP — голосовая связь;

• SIP — мультимедиа.

Входные и выходные каналы зашифрованы, что обеспечивает высокий уровень безопасности.

Станцию можно подключить к:

• стационарному телефону, если есть IP-шлюз;

• IP-телефону;

• мобильному телефону, смартфону;

• компьютеру, планшету, ноутбуку (но с предварительной установкой ПО и подключением гарнитуры).

Коротко говоря, виртуальная АТС — это возможность для бизнеса сэкономить на связи, ведь не нужно прокладывать кабели, покупать оборудование (оно арендуется у провайдера), телефонные аппараты. Достаточно только обеспечить стабильный доступ в Сеть. С FMC-картами для мобильных телефонов IP-телефонией можно пользоваться даже без интернета.

Какие преимущества дает компаниям подключение виртуальной АТС

Помимо качественной связи, такая телефония предоставляет бизнесу полезные инструменты для развития:

• Многоканальные номера. Система позволяет до 100 обращений одновременно. Если операторы в это время заняты, звонки ставятся в очередь, а потом переадресовываются на первого свободного оператора.

• Добавочные номера. С помощью виртуальной АТС можно присвоить каждому сотруднику или подразделению короткий номер для простой и быстрой связи внутри сети и для переадресации звонков клиентов. Причем даже если сотрудники будут находиться в разных городах, например, в Москве и Рязани, связь будет бесплатной.

• Голосовое меню. Облачные технологии позволяют уменьшить нагрузку на операторов и секретарей за счет подключения интерактивного IVR — системы предварительно записанных голосовых сообщений для решения однотипных вопросов клиентов и переадресации на нужных сотрудников, если вопрос решить не удалось. Схемы переадресации прописываются с учетом организационной структуры или направлений работы компании.

• Детализация отчетов. Виртуальная АТС позволяет отслеживать, сколько было принятых и пропущенных звонков, когда они поступили, сколько длились, во сколько обошлись компании.

• Запись телефонных разговоров. Функция позволяет оперативно решать конфликтные ситуации, отслеживать эффективность работы менеджеров, по требованию оптимизировать скрипты продаж.

• Интеграция с сайтом. При подключении IP-телефонии вы также можете установить веб-виджеты на сайте, чтобы клиенты могли с их помощью заказать обратный звонок.

• Голосовая почта. С помощью этой функции компании обрабатывают звонки даже в нерабочее время, благодаря тому, что клиенты могут оставлять им голосовые сообщения.

• Интеграция с CRM-системами. Эта возможность виртуальной АТС позволяет отслеживать сделки, контролировать статус заказов, просматривать историю обращений.

• SMS-общение. С подключенного номера можно отправлять клиентам информацию о статусе их заказов, акциях, бонусах и пр.

• Черный список — простой инструмент для запрета звонков от нежелательных абонентов.

Облачные технологии позволяют надежно защищать данные клиентов. Если коротко, то используются усложненные пароли и функция блокировки доступа в случае неправильного их введения. Другие инструменты: разграничение прав доступа, шифрование телефонных разговоров.

Кроме того, облачная автоматическая телефонная станция от МТТ помогает компаниям решить проблему с отсутствием продаж. Они могут контролировать, как их сотрудники общаются с клиентами, выявлять причины, по которым те уходят, оптимизировать скрипты продаж.

Почему еще выгодно использовать виртуальные АТС

ВАТС предусматривает использование IP-телефонии, а она выгоднее в подключении и обслуживании, чем аналоговая или сотовая связь. К тому же за счет сжатия данных (так работает IP-телефония, преобразовывая голосовые сообщения в пакеты данных и сжимая их), такая связь обходится дешевле, позволяя компаниям экономить до 90% средств на оплате телефонных счетов. Это объясняется тем, что звонки внутри сети бесплатны, а по межгороду более доступны благодаря выгодным тарифам от МТТ.

Другие плюсы:

• простая и быстрая настройка сервиса — вам понадобится до 30 минут (для сравнения: на подключение физической АТС надо от 1 до 14 дней);

• возможность управления инструментами с помощью web-интерфейса (не нужно нанимать специалистов в штат или пользоваться услугами сторонних компаний);

• отсутствие привязки к реальному офису — это весомое преимущества для маленьких компаний.

Крупные предприятия с несколькими филиалами также выигрывают от подключения телефонной станции, функции которой выполняются сервером в облаке — они могут увеличить количество каналов вызовов, использовать короткие внутренние номера, работать с клиентами из регионов, находясь в Москве, и наоборот.

Более того, ВАТС позволяет повысить качество обслуживания, увеличить доходы за счет обработки всех обращений в компанию, улучшить ее имидж в глазах клиентов. Наконец, IP-телефония не привязывает к физическому адресу — при ее подключении компании могут переезжать с места на место, даже из города в город, например, в Москву, не меняя номер и не теряя постоянных клиентов.

Как выбрать провайдера

Надежные поставщики услуг, подключающие облачные станции, позволяют оценить все преимущества виртуальных АТС. На территории России таких компаний около 60. В пятерку надежных входит МТТ, тем более что компания обеспечивает качественную связь, предоставляет большой выбор сервисов, тарифных планов, эффективную техническую поддержку и удобный интерфейс.

К тому же у МТТ есть услуга тестирования, в рамках которой вы можете подключить ВАТС бесплатно на 7 дней, чтобы опробовать сервис и убедиться в его эффективности для своего бизнеса.